#Conselhos dos especialistas

Micro e Pequenas Empresas: 10 dicas para recuperar o controlo sobre as faturas a receber

Pagamentos em atraso, problemas de tesouraria e insolvências: as micro e pequenas empresas estão mais expostas e vulneráveis ao risco de faturas não pagas, estando por isso na linha da frente quando surgem dificuldades. Quando as encomendas diminuem, os prazos de pagamento se prolongam e a tesouraria se torna precária, é urgente recuperar o controlo das contas. Aqui ficam as nossas orientações para proteger o seu fluxo de caixa e reforçar a resiliência da sua empresa.

Porque deve dar total atenção à gestão das faturas pendentes de pagamento

As micro e pequenas empresas enfrentam uma pressão constante: um clima económico incerto, exigências regulatórias, dificuldades de tesouraria, complexidade administrativa e prazos de pagamento cada vez mais longos. Neste contexto, a gestão das faturas torna-se uma preocupação estratégica — e, por vezes, vital — para a saúde financeira destas empresas.

No entanto, na maioria dos casos, as faturas por receber continuam a ser negligenciadas e geridas diretamente pelo CEO da empresa. O problema é que os gestores de micro e pequenas empresas estão envolvidos em todas as frentes, muitas vezes sem os recursos humanos ou tecnológicos adequados, e rapidamente se veem sobrecarregados.

O resultado? Uma organização pouco eficiente, que consome tempo e enfraquece a tesouraria da empresa.

E, no entanto, um acompanhamento rigoroso dos pagamentos, uma política de cobrança eficaz e a antecipação dos riscos dos clientes podem fazer toda a diferença. Existem reflexos simples, ferramentas acessíveis e soluções comprovadas que permitem recuperar o controlo das faturas a receber e transformá-las num verdadeiro motor de desempenho financeiro.

1 – Antecipar a Tesouraria

No âmbito das suas operações comerciais, concede diariamente prazos de pagamento aos seus parceiros. Na prática, está a oferecer-lhes um financiamento de curto prazo — sem que estes tenham de recorrer a um banco ou instituição financeira. O problema? Esta prática comum expõe inevitavelmente a sua empresa ao risco de incumprimento.

As micro e pequenas empresas operam num ambiente exigente, marcado por dificuldades económicas e fragilidades estruturais. Num contexto em que os atrasos nos pagamentos e a falta da procura enfraquecem a tesouraria, é essencial ter uma visão clara dos fluxos financeiros. Esta visibilidade permite-lhe identificar necessidades de financiamento, negociar atempadamente com os seus parceiros, medir as necessidades de fundo de maneio, evitar surpresas desagradáveis e tomar decisões mais informadas.

Para gerir as suas faturas no dia a dia, utilize um painel de controlo simples e atualizado regularmente. Esta ferramenta permite-lhe visualizar as entradas e saídas de tesouraria previstas e identificar períodos de maior risco. Além disso, ferramentas digitais de fácil utilização (como o Excel, software de gestão ou plataformas bancárias) permitem automatizar este acompanhamento.

Este controlo diário é um reflexo de gestão essencial, que pode ser mais do que suficiente para proteger os seus fluxos de caixa e gerir o negócio com maior tranquilidade, enquanto permite antecipar de forma mais proativa eventuais tensões de tesouraria.

2 - Fluxo de Caixa Líquido: a bússola financeira para manter o rumo

Para avaliar a saúde financeira da sua empresa, calcule regularmente o seu fluxo de caixa líquido. Este indicador representa a diferença entre os fundos disponíveis (em caixa ou depósitos bancários) e as dívidas de curto prazo. Em termos simples, mostra se a empresa consegue cumprir os seus compromissos imediatos. Um fluxo de caixa líquido positivo oferece flexibilidade para lidar com imprevistos de curto prazo.

Pelo contrário, um fluxo de caixa nulo ou negativo deve ser um sinal de alerta. Indica uma tensão imediata, risco de bloqueios ou até de insolvência. Nessa situação, torna-se urgente agir: acelerar cobranças junto de clientes, negociar com fornecedores, reduzir stocks ou ajustar determinadas despesas.

Este cálculo simples, mas crucial, é uma ferramenta eficaz para a tomada de decisões. Ajuda a manter o crescimento do negócio, evitando a dependência de financiamentos de curto prazo (descobertos bancários, crédito de fornecedores, cobrança de dívidas) e garantindo a viabilidade dos seus projetos de investimento.

3 - Para Faturar Rápido, Fature Bem

Um processo de faturação claro e bem definido é a primeira barreira contra os pagamentos em atraso. Quem é responsável pela faturação? Quando devem ser emitidas as faturas? Como devem ser emitidas? Cada uma destas questões deve ter uma resposta clara dentro da sua organização. Uma fatura enviada rapidamente, com as informações corretas nos locais certos e em conformidade com a legislação, tem muito mais probabilidade de ser paga dentro do prazo!

Uma faturação organizada e rigorosa reduz significativamente o prazo médio de recebimento (DSO – Days Sales Outstanding). Quanto mais curto for este período, mais saudável será a sua tesouraria. Estruturar os processos de faturação também permite limitar litígios, melhorar a relação com os clientes e reforçar a credibilidade e competência da empresa — é um mecanismo simples, mas altamente eficaz. Além disso, automatizar a faturação através de soluções digitais (ERP, software de gestão) poupa tempo e torna o processo de faturação e cobrança mais fiável. Não se esqueça de incluir as menções legais obrigatórias, os prazos de pagamento acordados e de implementar um sistema de acompanhamento sistemático das suas faturas.

4 – Acompanhe o seu cliente: atue logo no dia seguinte!

Quando o seu cliente recebe um lembrete de pagamento no dia seguinte ao vencimento da fatura, recebe uma mensagem clara: a sua empresa acompanha de perto as contas a receber, é vigilante e organizada. Esta disciplina é essencial para evitar que um simples atraso se transforme numa dívida incobrável.

No caso de faturas não pagas, cada dia conta. Quanto mais tempo passar, menor é a probabilidade de recuperar o valor em dívida. Um lembrete rápido pode muitas vezes resolver uma situação esquecida ou negligenciada. A comunicação regular com o devedor é sempre mais eficaz do que um aviso formal enviado tardiamente — e pode até ajudar a identificar clientes com dificuldades e chegar a um acordo amigável.

Sistematize os seus lembretes (por e-mail, telefone, carta registada) e utilize ferramentas automáticas de notificação para libertar tempo e tornar o processo mais eficiente.
Importante: mantenha um registo de todas as interações, para poder justificar as suas ações em caso de litígio.

5 - Prazos de Pagamento: o seu aliado contra os atrasos

Demasiadas vezes, as micro e pequenas empresas negligenciam a formalização dos prazos de pagamento, permitindo que os clientes se aproveitem da falta de clareza ou imponham as suas próprias condições. No entanto, clarificar os seus termos e condições de venda, solicitar adiantamentos ou definir penalizações por atraso são formas simples e eficazes de proteger a tesouraria. Por exemplo, o prazo médio de recebimento (DSO – Days Sales Outstanding) pode ser significativamente reduzido ao negociar prazos de pagamento mais curtos e ao solicitar adiantamentos no momento da encomenda. Isto limita a exposição ao risco do cliente e preserva a liquidez.

As condições contratuais devem ser claras, acessíveis e comunicadas sistematicamente antes da venda. Constituem um enquadramento legal de proteção. Os adiantamentos permitem garantir parte do volume de negócios logo no início do serviço. As penalizações por atraso têm um duplo efeito: funcionam como dissuasão e como compensação. Mesmo que raramente sejam aplicadas, o simples facto de estarem mencionadas incentiva os clientes a cumprir os prazos.
Não hesite em relembrá-las nos seus avisos de pagamento.

6 - Risco de Cliente: detete os sinais de alerta

Nem todos os seus clientes representam o mesmo nível de risco. No entanto, há sinais que devem servir de alerta: atrasos recorrentes, pedidos invulgares, mudanças de atitude ou de comportamento na relação comercial.... Integrar esta análise no seu processo comercial deve tornar-se um reflexo preventivo.

Trabalhar com ferramentas de prevenção de incumprimentos e de análise de risco de clientes, como o Seguro de Créditoou os Serviços de Informação Comercial, que avaliam a probabilidade de incumprimento de pagamento. Estas soluções permitem-lhe conhecer melhor os seus parceiros de negócio, adaptar os prazos de pagamento à sua saúde financeira e limitar a sua exposição ao risco.

É uma forma eficaz de evitar maus pagadores e concentrar-se nos clientes mais fiáveis.

7 - Digitalize as suas faturas por receber para melhorar o fluxo de caixa

A digitalização das faturas a receber é atualmente um dos principais desafios que as empresas enfrentam em termos de desempenho financeiro. A faturação eletrónica, os alertas automáticos e os lembretes programados são ferramentas que poupam tempo, reduzem erros e aumentam a visibilidade sobre o fluxo de caixa, facilitando assim a gestão global do negócio.

Para além dos benefícios “práticos”, as empresas que digitalizam a gestão de clientes melhoram as taxas de cobrança e reduzem os prazos de pagamento. Existem várias soluções disponíveis, especialmente adaptadas a microempresas e PME, incluindo software de faturação, CRM e plataformas de pagamento. O investimento é geralmente modesto face aos ganhos de eficiência obtidos. O essencial é escolher ferramentas simples, interoperáveis e ajustadas às suas necessidades.

8 - Cobrança de dívidas: atue antes que seja tarde demais!

No contexto atual, a ameaça de atrasos nos pagamentos pesa fortemente sobre a maioria das empresas em todo o mundo. Os comportamentos de pagamento estão a deteriorar-se, as empresas enfrentam atrasos mais frequentes, prazos médios de pagamento mais longos e um aumento preocupante das insolvências.

As microempresas e PME sofrem com reservas financeiras muito mais limitadas para enfrentar estes tempos turbulentos e evitar uma crise de liquidez. Paradoxalmente, embora a maioria destas empresas atribua os atrasos de pagamento a problemas financeiros dos seus clientes, poucas optam pela cobrança de dívidas, considerada morosa, complexa, dispendiosa e sem garantia de sucesso.

Independentemente do montante em causa, o atraso no pagamento nunca é trivial (nem indolor). Pode enfraquecer seriamente o seu fluxo de caixa e até ameaçar a sobrevivência da empresa. Exemplo: para compensar uma fatura não paga de 5.000 €, uma empresa com uma margem de 10% terá de gerar 50.000 € em faturação adicional (se a sua margem líquida for de 10%). O custo é, portanto, muito superior ao que parece!

Quanto mais tarde agir, mais próxima estará a dívida de se tornar incobrável. No dia seguinte ao vencimento, é vital fazer o seguimento, contactar o devedor e iniciar um procedimento claro. É frequentemente nos primeiros dias que se alcança (e cumpre) mais facilmente uma solução amigável.

9 - Não enfrente as faturas por pagar sozinho

Mesmo para pequenas empresas, existem soluções externas que permitem proteger-se contra faturas por pagar e garantir o recebimento em caso de problemas. O Seguro de Crédito continua a ser pouco utilizado pelos decisores, muitas vezes por falta de conhecimento ou receio da sua complexidade.

O Seguro de Crédito é uma poderosa ferramenta de gestão de risco de clientes, que protege os seus créditos contra o risco de incumprimento. Garante, sob determinadas condições, o pagamento das faturas em caso de não pagamento. Ajuda a desenvolver o seu negócio ao antecipar situações de incumprimento e ao delegar a cobrança de dívidas em caso de sinistro — como é o caso da solução online EasyLiner, um seguro de crédito “tudo incluído” pensado para pequenas empresas e PME.

 

10 - Conhecimento financeiro: invista na sustentabilidade da sua empresa

Compreender os principais indicadores, saber analisar um balanço, dominar os prazos de pagamento e o impacto real das faturas por pagar, identificar riscos de clientes ou fornecedores — estas são competências que o tornam mais autónomo na gestão da sua empresa e mais capaz de antecipar riscos para tomar as melhores decisões comerciais.

Ter uma cultura financeira sólida permite-lhe estruturar melhor os seus processos, otimizar o desempenho com ferramentas digitais de apoio à decisão e implementar uma estratégia eficaz de prevenção de faturas em atraso. Isto aplica-se tanto aos gestores de microempresas e PME como às suas equipas, especialmente às áreas de faturação, acompanhamento de clientes e contabilidade.

Formações curtas, webinars ou apoio personalizado — como os oferecidos pela Coface — podem ajudá-lo a desenvolver uma verdadeira especialização em risco comercial. A formação contínua e a atualização sobre as grandes tendências da economia global, bem como os riscos por país e setor, são um investimento no futuro sustentável da sua empresa.

 

  • Descubra o EasyLiner, a solução de Seguro de Crédito Comercial online e tudo incluído para pequenas empresas.
  • Contacte a nossa equipa comercial para agendar uma reunião e obter mais informações sobre as soluções que temos para o seu negócio!