No atual contexto económico, até uma única fatura não paga pode rapidamente desestabilizar o seu negócio, comprometer seriamente a tesouraria e até ameaçar a viabilidade da empresa. Para as empresas, a cobrança de dívidas é uma alavanca estratégica para se protegerem contra atrasos de pagamento e insolvências. Descubra as nossas dicas para gerir eficazmente as faturas por receber antes que se transformem em dívidas incobráveis.
Prazos de pagamento mais longos, atrasos mais frequentes e volumes (e montantes) crescentes de faturas não pagas. Em 2024, a concessão de prazos de pagamento continua a ser uma prática generalizada na maioria dos países. E com razão: o crédito B2B é a principal fonte de financiamento do comércio. Atualmente, 85% das empresas enfrentam faturas por pagar, independentemente da sua dimensão ou setor. Representando 25% das falências empresariais, os incumprimentos de pagamento podem ter um impacto significativo na tesouraria, nos resultados e no desenvolvimento do negócio. Todos estes fatores tornam a cobrança de dívidas numa ferramenta estratégica para proteger a sua empresa.
Automatize os lembretes
Esta é uma das medidas mais simples (e menos dispendiosas) que pode ser implementada rapidamente em todos os níveis da sua organização. É simples: basta tornar isso um hábito. Antes do vencimento de uma fatura, envie ao cliente um lembrete por telefone ou e-mail. Por vezes, um único lembrete é suficiente para desencadear o pagamento.
Este contacto é também uma forma de criar uma relação com o comprador e antecipar eventuais esquecimentos da sua parte. Um acompanhamento regular recorda aos seus clientes as suas obrigações e garante uma comunicação aberta.
enfatiza Joanne Jarre, Debt Collection Manager na Coface França
Este acompanhamento é particularmente importante por duas razões:
- Compreender melhor a situação do devedor: se um devedor pedir um adiamento de pagamento, isso pode indicar dificuldades financeiras e levá-lo a adotar uma abordagem mais proativa na cobrança e no acompanhamento dos pagamentos.
- Identificar litígios ou pontos de fricção: este contacto permite-lhe, antes de chegar à fase de contencioso, resolver rapidamente eventuais disputas e garantir o pagamento das dívidas o mais cedo possível.
Gestão proativa e máxima rapidez de resposta: o seu novo lema
Mesmo na fase amigável, agir rapidamente e com agilidade é essencial para o sucesso da cobrança de dívidas! Porque cada dia conta, não há tempo a perder: assim que uma fatura vence, é recomendável iniciar de imediato o processo de cobrança.
Evite confiar exclusivamente na relação de confiança comprador-fornecedor, pois isso pode levar a atrasos ainda maiores nos pagamentos. Sem comprometer a parceria comercial, o objetivo é manter uma vigilância apertada sobre esta questão e antecipar ao máximo faturas não pagas e incumprimentos.
alerta Joanne Jarre.
Mantenha os seus devedores sob vigilância
O facto de um cliente ser devedor há meses — ou até anos — não significa que não possa pagar-lhe dentro de alguns dias! Mantenha um contacto regular com ele. De forma medida, mas frequente. Ligue aos seus devedores para acompanhar a evolução da sua situação e o pagamento das dívidas. Seja compreensivo, mas mantenha-se firme nas suas expectativas.
Neste momento, o devedor pode não ter a liquidez necessária, mas pode muito bem receber pagamentos ainda durante a mesma semana, o que lhe permitirá regularizar o saldo em aberto. Ao manter-se presente e em contacto, o objetivo é ser o primeiro credor a receber o pagamento assim que os fundos estiverem disponíveis.
analisa Joanne Jarre.
Apoio interno, acordos de pagamento: foco nas soluções!
Durante esta fase amigável, pode recorrer ao apoio interno da sua empresa — por exemplo, envolvendo o comercial responsável pelo cliente devedor — para evitar qualquer prolongamento adicional da dívida.
Isto pode ser útil, pois o comercial pode ter uma visão diferente sobre a empresa cliente e as suas prioridades atuais, podendo assim ajudá-lo a identificar os contactos certos, responsáveis pelos pagamentos a fornecedores.
explica Joanne Jarre.
Em alternativa, pode considerar outras ferramentas de negociação:
- Nova encomenda vs. dívida antiga: aproveite novas encomendas do seu devedor para garantir o pagamento de uma dívida anterior.
- Acordos de pagamento: proponha ao devedor um acordo e um plano de pagamentos, de forma a encontrar uma solução amigável e, ao mesmo tempo, assegurar que recebe o pagamento.
Esqueça a fobia administrativa
Frequentemente negligenciada, mas crucial, a documentação é a parte mais morosa e exigente para os decisores. E não se trata apenas de faturas! Um processo de cobrança bem estruturado exige notas de entrega, comprovativos de serviços prestados e outros documentos essenciais. Toda a cobrança bem-sucedida assenta num trabalho minucioso que garanta uma documentação completa e rigorosa.
Estes elementos são extremamente importantes para comprovar a validade da dívida e antecipar eventuais disputas sobre o serviço prestado pelo devedor. A longo prazo, e em caso de recurso a um processo judicial simplificado de cobrança de dívidas, um dossier bem documentado tem muito mais probabilidade de resultar numa decisão executável de forma mais rápida.
salienta Joanne Jarre.
Seja claro: adote um tom formal
Se o devedor não responder aos seus esforços informais, adote um tom mais formal. Indique a sua intenção de avançar com uma ação judicial (preferencialmente por carta registada com aviso de receção) caso as faturas não sejam pagas dentro de um prazo definido, incluindo a aplicação de juros de mora.
Cartas enviadas diretamente aos seus clientes, como uma carta de interpelação para pagamento, têm um impacto significativo no desfecho do processo de cobrança. Estes documentos oficiais recordam ao cliente os seus compromissos e demonstram a sua determinação em recorrer a vias legais em caso de não pagamento. Se, mesmo assim, não obtiver o pagamento da fatura, existem outras opções disponíveis, como o aviso pré judicial, a injunção de pagamento, o procedimento cautelar ou a citação judicial — soluções que, em geral, se revelam eficazes.
É essencial que todo o contacto com o devedor seja formalizado por escrito. No direito comercial, a prova pode ser apresentada por qualquer meio: até um e-mail pode ser aceite num processo legal de cobrança de dívida.
afirma Joanne Jarre.
Dica essencial: confie as suas dívidas a um especialista
Como pode ver, a cobrança interna de dívidas é morosa, exige muito tempo, envolve inúmeros procedimentos e especificidades a dominar... sem qualquer garantia de sucesso. Além disso, quanto mais antiga for a dívida, menores são as hipóteses de a recuperar.
Enquanto líder global na gestão do risco de crédito comercial, os nossos serviços de cobrança aumentam significativamente as suas hipóteses de receber os pagamentos em falta. Os nossos 200 especialistas locais e 250 parceiros jurídicos recuperam dívidas não pagas em 190 países, privilegiando soluções amigáveis graças ao seu profundo conhecimento dos mercados locais, da legislação e dos comportamentos de pagamento. Como vantagem adicional, preserva a relação com o seu cliente!
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