Recomendações às Empresas

Actuação perante uma situação de fraude

 
 
Em seguida expomos alguns exemplos das situações de fraudes mais comuns, bem como as recomendações de actuação face às mesmas, propostas pela Coface.
 
 

Caso 1: elevado número de encomendas

O tipo de burla mais comum verifica-se quando uma empresa realiza muitos pedidos de encomendas em pouco tempo, a vários fornecedores, e cuja intenção final é desaparecer com a mercadoria sem pagar. Tratam-se geralmente de indivíduos que conhecem perfeitamente o funcionamento do Seguro de Crédito.
 
Modo de actuação:

• O primeiro contacto pode ser efectuado por telemóvel, fax, ou a partir de uma morada de correio electrónico gratuita, solicitando preços que, na maioria dos casos, o comprador não negoceia. Em certas circunstâncias, pode aperceber-se de algum desconhecimento do sector por parte do comprador.

 

• O comprador confirma em seguida pequenos pedidos ou amostras que paga a pronto para gerar confiança. Os pedidos que se seguem são efectuados passado pouco tempo, sempre por fax ou por telefone.

 

• De acordo com a nossa experiência, os sectores mais afectados são: o sector dos produtos alimentares e perecíveis (carne e peixe, frutas e legumes, óleo, vinho, presunto…), o sector dos componentes e dos consumíveis informáticos

 

• O comprador utiliza habitualmente empresas antigas ou inactivas, com bom historial, permitindo-lhe obter limites de crédito com as Seguradoras de crédito. Em Portugal, os registos públicos dessas empresas podem reflectir alterações nos últimos meses relativamente a administradores, sede social (às vezes ruas muito centrais das cidades que não correspondem à actividade), aumentos de capital, ou depósito recente de balanço.

 

• No vencimento do prazo de pagamento, a empresa desaparece e os interlocutores não são localizáveis.

 
 
A Coface recomenda:
 
No caso de não conhecer um cliente ou de ter dúvidas sobre o mesmo, aconselhamo-lo a averiguar, no seu meio profissional ou sector de actividade, se este cliente é conhecido ou se actua do mesmo modo junto de outros fornecedores. Pode promover um encontro com o seu cliente e, em todo o caso, contactar o Departamento de Riscos da Coface Portugal para avaliar a informação.
 
 
 

Caso 2: Usurpação de Identidade

Outro tipo de burla comum é a usurpação de identidade, sobretudo na exportação, e tem-se verificado especialmente em Itália e, recentemente, também no Reino Unido.  
 
Modo de actuação:

• Os supostos clientes apresentam-se como membros de uma empresa conhecida – às vezes dispõem inclusivamente de falsos cartões de visita – e realizam pedidos em nome da dita empresa, geralmente através de correio electrónico. Normalmente só disponibilizam um contacto de número de telemóvel..

 

• A direcção de correio electrónico usada pelos burlões é frequentemente muito similar ao da companhia usurpada, com pequenas variações não detectáveis à primeira vista.

 

• O pedido inclui o nome de um empregado e os dados bancários, de forma a convencer o vendedor da honestidade do pedido.

 

• No caso do vendedor dispor de um seguro de crédito, ele procederá à solicitação de uma cobertura sobre a empresa indicada. Sendo a empresa usurpada séria, com antiguidade, bem estabelecida e solvente, essa cobertura, habitualmente, é concedida.

 

• Na maioria dos casos, as transportadoras são directamente contratadas pelo comprador, e vêm recolher nos armazéns, propriedade do vendedor, a mercadoria adquirida. Durante o trajecto, o condutor do camião recebe instruções através de uma chamada alterando os detalhes da entrega inicial. O mais frequente é solicitar ao condutor que não leve a mercadoria para a morada da empresa destinatária, mas sim para outro local, um armazém localizado noutra localidade distinta.

• Habitualmente, a mercadoria desaparece. Quando chega o momento de liquidar o cheque, este é devolvido pelo banco, por carência de fundos. O exportador tenta localizar a pessoa que efectuou o contacto através dos contactos de fax ou telemóvel para solicitar explicações, mas não o consegue localizar ou, quanto muito, depara-se com um atendedor automático.

 
Uma vez o incumprimento de pagamento declarado, acontece que a pessoa que solicitou o pedido não pertence à empresa junto da qual reclamamos o pagamento que, inclusivamente, interpôs, ou está em vias de intentar, uma acção contra o usurpador no seu país. Obviamente, a empresa a quem reclamamos o pagamento, não só não solicitou o pedido como também não recebeu a mercadoria. 

• No caso citado da utilização fraudulenta do nome de uma empresa que realmente existe, a empresa exportadora não possui o direito de cobrança legítimo sobre a empresa cuja identidade se falsificou, o que determina que a operação de venda não é segurável nem indemnizável, ficando a perda totalmente a cargo do exportador.

 
 
A Coface recomenda:
 
 

• Realize uma investigação adicional no caso de ter tido contactos comerciais anteriores com a empresa compradora e o processo de compra actual seja distinto da negociação e acordo formal anterior.

 

• Contacte directamente a sede da empresa compradora antes de aceitar ou enviar qualquer pedido. Utilize como contactos privilegiados o número fixo ou o endereço de correio electrónico disponível no site oficial da empresa (não o número de telemóvel que lhe foi facultado).

 

• Verifique minuciosamente o endereço de correio electrónico de modo a identificar possíveis variações menores no domínio da empresa. Empresas reconhecidas tem menos probabilidade de usar endereços de correio electrónico como hotmail, gmail, yahoo, etc.

 

• Se a documentação entregue pelo comprador tiver uma apresentação  pobre, conter erros ortográficos ou logotipos de fraca qualidade, existe a probabilidade da mesma não ser autêntica.

 

• Considere o uso do Street View no Google Maps, para verificar a direcção de entrega. Tem o aspecto de uma direcção comercial plausível? É uma direcção listada na página web da empresa? No caso de fraude, a direcção de entrega geralmente não tem qualquer relação com a empresa compradora e pode ter sido alugada com recurso a uma identificação falsa.       

 

• Dê instruções ao transportador para não aceitar alterações ao local de entrega sem a sua autorização prévia. Qualquer mudança na direcção de entrega deverá requerer uma investigação urgente. É também essencial obter uma guia de transporte devidamente preenchida: Dados do transportador, local e data de saída, local e destinatário de entrega. 

 

• Dê formação ao pessoal que se ocupa dos pedidos à sua empresa sobre como fazer verificações minuciosas e identificar sinais de uma possível situação de fraude.  

 

• Tente estabelecer contacto privilegiado com uma pessoa dentro de cada empresa com a qual negoceie regularmente, assegure-se de que todas as comunicações são realizadas através dessa mesma pessoa.   

 
 

"HACKING" EM SISTEMAS INFORMÁTICOS

 
Estas fraudes ocorrem através da invasão dos servidores do comprador (cliente) ou do segurado (fornecedor) para que o pagamento da encomenda seja feito para outra conta bancária que não pertence ao credor legítimo, mas sim a um falso perfil. É típico que estas falsificações ocorram na rede de compradores habituais (muitas vezes na exportação) ou mesmo de empregados.
 
Para evitar isto, é importante que cada empresa estabeleça os mecanismos de segurança necessários para evitar, na medida do possível, a invasão das suas aplicações informáticas, servidores e comunicações nas transações comerciais.
 
No caso de o hacking ocorrer no servidor do suposto comprador, recomenda-se confirmar (em caso de suspeita) a veracidade da operação comercial que foi levantada por um percurso alternativo (telefone, e-mail, etc.) com a pessoa de contacto habitual.
 
Proveniente deste tipo de fraude, uma burla que tem sido repetida em várias ocasiões é aquela em que um comprador recebe um e-mail do vendedor ou alguma confirmação do envio da mercadoria ou similar, que indica um número de conta bancária para a qual o comprador deve efetuar o pagamento, que é diferente da conta que é normalmente utilizada para estes fins. Nestes casos, caso o comprador faça o pagamento para a conta bancária indicada e, embora o comprador possa impedir a obrigação de pagamento, pode surgir um litígio da sua parte devido à alegada falta de diligência na segurança das comunicações do vendedor.
 
Para evitar isto, recomenda-se que seja sempre fornecido ao novo comprador um comprovativo de titularidade de conta bancária, indicando que aquela conta será a única para a qual deverão ser efetuados pagamentos. Caso se pretenda que uma nova conta seja considerada para esse efeito, deve ser fornecida uma confirmação através de algum meio de comunicação oficial e seguro, e enviado um novo comprovativo de titularidade de conta bancária.