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Recomendações às Empresas

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Actuação perante uma situação de fraude

 
 
Em seguida expomos alguns exemplos das situações de fraudes mais comuns, bem como as recomendações de actuação face às mesmas, propostas pela Coface.
 
 
Caso 1: elevado número de encomendas
O tipo de burla mais comum verifica-se quando uma empresa realiza muitos pedidos de encomendas em pouco tempo, a vários fornecedores, e cuja intenção final é desaparecer com a mercadoria sem pagar. Tratam-se geralmente de indivíduos que conhecem perfeitamente o funcionamento do Seguro de Crédito.
 
Modo de actuação:
  • O primeiro contacto pode ser efectuado por telemóvel, fax, ou a partir de uma morada de correio electrónico gratuita, solicitando preços que, na maioria dos casos, o comprador não negoceia. Em certas circunstâncias, pode aperceber-se de algum desconhecimento do sector por parte do comprador.
 
  • O comprador confirma em seguida pequenos pedidos ou amostras que paga a pronto para gerar confiança. Os pedidos que se seguem são efectuados passado pouco tempo, sempre por fax ou por telefone.
 
  • De acordo com a nossa experiência, os sectores mais afectados são: o sector dos produtos alimentares e perecíveis (carne e peixe, frutas e legumes, óleo, vinho, presunto…), o sector dos componentes e dos consumíveis informáticos
 
  • O comprador utiliza habitualmente empresas antigas ou inactivas, com bom historial, permitindo-lhe obter limites de crédito com as Seguradoras de crédito. Em Portugal, os registos públicos dessas empresas podem reflectir alterações nos últimos meses relativamente a administradores, sede social (às vezes ruas muito centrais das cidades que não correspondem à actividade), aumentos de capital, ou depósito recente de balanço.
 
  • No vencimento do prazo de pagamento, a empresa desaparece e os interlocutores não são localizáveis.
 
 
A Coface recomenda:
 
No caso de não conhecer um cliente ou de ter dúvidas sobre o mesmo, aconselhamo-lo a averiguar, no seu meio profissional ou sector de actividade, se este cliente é conhecido ou se actua do mesmo modo junto de outros fornecedores. Pode promover um encontro com o seu cliente e, em todo o caso, contactar o Departamento de Riscos da Coface Portugal para avaliar a informação.
 
 
 
Caso 2: Usurpação de Identidade
Outro tipo de burla comum é a usurpação de identidade, sobretudo na exportação, e tem-se verificado especialmente em Itália e, recentemente, também no Reino Unido.  
 
Modo de actuação:
  • Os supostos clientes apresentam-se como membros de uma empresa conhecida – às vezes dispõem inclusivamente de falsos cartões de visita – e realizam pedidos em nome da dita empresa, geralmente através de correio electrónico. Normalmente só disponibilizam um contacto de número de telemóvel..
 
  • A direcção de correio electrónico usada pelos burlões é frequentemente muito similar ao da companhia usurpada, com pequenas variações não detectáveis à primeira vista.
 
  • O pedido inclui o nome de um empregado e os dados bancários, de forma a convencer o vendedor da honestidade do pedido.
 
  • No caso do vendedor dispor de um seguro de crédito, ele procederá à solicitação de uma cobertura sobre a empresa indicada. Sendo a empresa usurpada séria, com antiguidade, bem estabelecida e solvente, essa cobertura, habitualmente, é concedida.
 
  • Na maioria dos casos, as transportadoras são directamente contratadas pelo comprador, e vêm recolher nos armazéns, propriedade do vendedor, a mercadoria adquirida. Durante o trajecto, o condutor do camião recebe instruções através de uma chamada alterando os detalhes da entrega inicial. O mais frequente é solicitar ao condutor que não leve a mercadoria para a morada da empresa destinatária, mas sim para outro local, um armazém localizado noutra localidade distinta.
  • Habitualmente, a mercadoria desaparece. Quando chega o momento de liquidar o cheque, este é devolvido pelo banco, por carência de fundos. O exportador tenta localizar a pessoa que efectuou o contacto através dos contactos de fax ou telemóvel para solicitar explicações, mas não o consegue localizar ou, quanto muito, depara-se com um atendedor automático.
 
Uma vez o incumprimento de pagamento declarado, acontece que a pessoa que solicitou o pedido não pertence à empresa junto da qual reclamamos o pagamento que, inclusivamente, interpôs, ou está em vias de intentar, uma acção contra o usurpador no seu país. Obviamente, a empresa a quem reclamamos o pagamento, não só não solicitou o pedido como também não recebeu a mercadoria. 
  • No caso citado da utilização fraudulenta do nome de uma empresa que realmente existe, a empresa exportadora não possui o direito de cobrança legítimo sobre a empresa cuja identidade se falsificou, o que determina que a operação de venda não é segurável nem indemnizável, ficando a perda totalmente a cargo do exportador.
 
 
A Coface recomenda:
 
 
  • Realize uma investigação adicional no caso de ter tido contactos comerciais anteriores com a empresa compradora e o processo de compra actual seja distinto da negociação e acordo formal anterior.
 
  • Contacte directamente a sede da empresa compradora antes de aceitar ou enviar qualquer pedido. Utilize como contactos privilegiados o número fixo ou o endereço de correio electrónico disponível no site oficial da empresa (não o número de telemóvel que lhe foi facultado).
 
  • Verifique minuciosamente o endereço de correio electrónico de modo a identificar possíveis variações menores no domínio da empresa. Empresas reconhecidas tem menos probabilidade de usar endereços de correio electrónico como hotmail, gmail, yahoo, etc.
 
  • Se a documentação entregue pelo comprador tiver uma apresentação  pobre, conter erros ortográficos ou logotipos de fraca qualidade, existe a probabilidade da mesma não ser autêntica.
 
  • Considere o uso do Street View no Google Maps, para verificar a direcção de entrega. Tem o aspecto de uma direcção comercial plausível? É uma direcção listada na página web da empresa? No caso de fraude, a direcção de entrega geralmente não tem qualquer relação com a empresa compradora e pode ter sido alugada com recurso a uma identificação falsa.       
 
  • Dê instruções ao transportador para não aceitar alterações ao local de entrega sem a sua autorização prévia. Qualquer mudança na direcção de entrega deverá requerer uma investigação urgente. É também essencial obter uma guia de transporte devidamente preenchida: Dados do transportador, local e data de saída, local e destinatário de entrega. 
 
  • Dê formação ao pessoal que se ocupa dos pedidos à sua empresa sobre como fazer verificações minuciosas e identificar sinais de uma possível situação de fraude.  
 
  • Tente estabelecer contacto privilegiado com uma pessoa dentro de cada empresa com a qual negoceie regularmente, assegure-se de que todas as comunicações são realizadas através dessa mesma pessoa.   
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